Jing : Partagez facilement des procédures vidéo avec votre assistant virtuel

Jing, logiciel de capture écran vidéo pour faire des procédures vidéo à partager avec son assistant virtuel eTâchesJing a créé une solution simple et performante en donnant la possibilité de réaliser facilement des captures d’écran vidéo puis de les partager directement sur le web.

Prenons un exemple tout simple : Vous souhaitez déléguer une tâche administrative à un assistant virtuel eTâches mais vous ne savez pas trop comment expliquer cette tâche relativement complexe. Réaliser une procédure écrite serait une bonne chose à long terme mais risquerait d’être un peu long, laborieux et pas forcément très clair pour l’assistant. Grace à Jing, vous pouvez faire une capture vidéo de votre écran tout en ajoutant vos commentaires oraux afin que votre assistant  virtuel eTâches comprenne exactement ce que vous attendez de lui (ou d’elle). Une fois la vidéo réalisée vous n’avez qu’à appuyer sur le bouton « partager » pour qu’automatiquement, Jing télécharge la vidéo sur votre compte en ligne. Dès que la vidéo est téléchargée, Jing vous met à disposition le lien URL du streaming. Lorsque vous déléguerez votre tâche à un assistant virtuel eTâches, vous n’aurez qu’à copier/coller ce lien afin que votre assistant ait accès immédiatement à votre procédure vidéo. Le résultat est le même que si vous étiez derrière son épaule, avec un autre avantage : Si votre secrétaire n’a pas compris un passage, il peut revenir en arrière et réécouter votre procédure vidéo !

Grâce à Jing, TechSmith, l’éditeur de programmes spécialisé dans les logiciels de capture et de montage vidéo (Snagit, Camtasia, etc.), se place dans les premiers rangs et offre un excellent outil de partage d’images et de vidéos. Pour faire fonctionner Jing, on requiert un système d’exploitation Windows XP ou une version ultérieure, Microsoft. Net Framwork 4.0, Flash Player 6 ou plus, une RAM de 1 Go, un espace disque de 8 Mo et une connexion internet.

Jing n’est pas un logiciel gourmand en ressources et il est très simple à utiliser car son icone est toujours à portée de main. Une petite limitation de la version gratuite : les vidéos sont limitées à une durée de 5 minutes. Ce n’est pas plus mal car cette restriction vous incitera à être concis. Le temps c’est de l’argent !

Les secrétaires eTâches utilisent Jing au quotidien.

Nous considérons sans hésiter que ce logiciel est l’un des meilleurs outils pour déléguer facilement et améliorer votre productivité. À Installer d’urgence !

Evernote, le bloc-notes en ligne des experts en productivité

Evernote, bloc-note des experts en productivitéEvernote est une application californienne exceptionnelle qui fédère plus de 6 millions d’utilisateurs. Evernote est bien plus qu’un simple bloc-note en ligne. De nombreux experts en productivité le recommandent chaudement pour vous faire gagner du temps. Tim Ferriss, dans son best-seller, La Semaine de 4 Heures (4HWW) en fait lui aussi l’apologie !

Prenons un exemple. Si vous êtes intéressé par toutes les solutions de productivité et que, pendant votre pause déjeuner, vous tombez sur un article parlant des assistants virtuels, que faites-vous avec cet article ? Vous le mettez dans vos favoris ? Erreur ! Cette méthode est la meilleure façon pour se retrouver avec des dizaines d’articles triés dans des dizaines de sous-dossiers. Impossible de s’y retrouver. Avec Evernote (et son add-in pour navigateurs web) vous pouvez en 1 clic ajouter cet article sur les assistants virtuels dans votre bloc note en ligne. Tout est indexé donc il suffit de prendre votre PC, Smartphone ou tablette et de taper les mots clés assistant virtuel, secrétaire à distance etc. pour retrouver l’article ! Evernote vous insite à vous organiser horizontalement. Plutôt que d’avoir une multitude de sous dossiers, Evernote vous permet de tagger vos notes, vos photos, vos articles etc. pour pouvoir les retrouver facilement via le champs de recherche. En d’autres termes vous créez votre Google Personnel !

Parmi les concurrents d’Evernote on trouve le logiciel OneNote de la suite MS Office. Evernote propose deux niveaux de services : la version gratuite et la version premium et il est disponible pour Windows, Mac, iOS, BlackBerry, Android, Windows Phone, Palm WebOS etc. Pour Linux on peut exploiter les documents Evernote grâce au logiciel libre NixNote.

N’hésitez pas à créer des dossiers partagés avec votre assistant virtuel eTâches !

Evernote peut vous faciliter la délégation de certaines tâches. Vous pouvez créer une tâche récurrente, par exemple en demandant à votre secrétaire eTâches de vous synthétiser en quelques lignes tous les articles que vous y mettrez.

Ce logiciel est un peu difficile à prendre en main pour bénéficier de toute sa puissance mais c’est un investissement temps qui vaut le coup car au final la promesse est respectée : Evernote vous permet de vous souvenir de tout !

Avez-vous testé Evernote ?

Comparatif entre Dropbox, Google Drive et SkyDrive.

Logo de Dropbox approuvé par eTâchesSi vous collaborez à distance avec des collègues ou avec des secrétaires à distance eTâches, vous aurez besoin de partager facilement des fichiers. Choisir une solution de partage de fichiers dans le Cloud est indispensable. Vos fichiers sont enregistrés en ligne, dans le Cloud, et synchronisés avec votre ordinateur et celui de votre secrétaire eTâches. Grâce à ces outils vous pouvez gagner du temps de manière considérable.

En termes de stockage de fichiers sur le Cloud ce ne sont pas les choix qui manquent. Actuellement vous avez différentes solutions qui vous permettent de partager vos données ou de gérer vos fichiers. A ce titre nous allons essayer de comparer les versions gratuites de trois de ces outils incontournables : Dropbox, Google Drive et SkyDrive qui a changé de nom pour devenir OneDrive.

Pour ces outils de sauvegarde de fichiers, il existe deux modes : le mode full web, qui vous permet de visualiser tous vos fichiers via une site web et le mode app qui consiste à installer une application sur vos appareils afin de gérer le flux de fichiers.

La capacité de stockage est l’élément le plus important quand on essaie de comparer ces solutions mais ce tableau vous montre qu’il y a d’autres facteurs à prendre en compte :

Le tableau ci-dessous récapitule les différents points qui distinguent ces trois outils :

Google Drive

OneDrive

Dropbox

Partage de fichiers via service web et application native

Oui

Oui

Oui

Limitation de la taille

10 Go

2 Go

Pas de limitation en mode app et une limite de 10 Go en mode web

Vitesse en download

4 secondes

3 secondes

31 secondes

Vitesse en upload

12 secondes

34 secondes

47 secondes

Prévisualisation bureautique, vidéo et audio

Oui

Oui

Partielle

Edition de fichiers sans programme installé

Oui

Oui

Non

Finesse de gestion des droits de partage

Moyenne

Haute

Faible

Accès à distance aux fichiers d’un PC Windows 7 et 8

Non

Oui

Non

Nombre max de personnes pouvant collaborer en même temps sur un doc

50

illimité

NA

OS pris en charge et apps mobiles natives

Windows, Mac, iOS et Android

Windows, Mac, iOS, Android et Windows Phone

Windows, Mac, iOS, Android et BlackBerry

Il n’est pas évident de décider quel est le meilleur outil entre ces trois outils de stockage. Vous pouvez vous baser sur ce tableau pour trouver l’outil qui s’adapte au mieux avec l’usage que vous en faites. Si vous n’arrivez pas à choisir nous vous dévoilons une petite astuce : Chez eTâches nos secrétaires à distance utilisent ces trois services en même temps ce qui permet à nos secrétaires de bénéficier des différents avantages offerts par ces solutions.

Quel est le service que vous préférez ?

Basecamp, l’outil de gestion de projets collaboratif

Basecamp, l'outil de gestion de projet collaboratifBasecamp est un outil de gestion de projet collaboratif qui permet à un groupe de collaborateurs de partager des fichiers, d’identifier facilement où en en est un projet, de savoir quelles sont les tâches à faire etc. C’est un outil de gestion de projets en ligne qui va vous faire gagner en efficacité et donc vous faire gagner du temps ! L’année dernière, Basecamp a aidé 285 000 compagnies à travailler sur plus 2 000 000 de projets faisant de Basecamp le leader en la matière. Vraiment énorme ! Basecamp est recommandé aux entreprises qui cherchent un outil facile à utiliser, fiable et fonctionnel.

N’hésitez pas à inclure votre secrétaire ou votre assistant virtuel eTâches dans la liste des collaborateurs !

Offrant une compatibilité parfaite avec Safari, Chrome, Firefox et IE, il s’adapte sur Mac, PC, iPhone, Android et e-mail.  Les applications officielles pour mobile sont disponibles chez App Store et Google Play.

Basecamp s’exécute dans le Cloud sur des serveurs sécurisés, de sorte que vous n’avez pas à perdre du temps avec le côté technique. Les dossiers des 12 derniers mois sont 100% disponibles à tout moment. Basecamp offre des cours hebdomadaires pour perfectionner son usage de l’interface. Parmi les clients de Basecamp vous trouvez Adidas, twitter, NASA, National Geographic, DHL, etc.

Actuellement le site de Basecamp offre 60 jours d’essai gratuit avec une utilisation illimitée. Par la suite les prix commencent à 20$ seulement. Il suffit de remplir le formulaire qui se trouve au lien suivant : https://basecamp.com/start

Alors qu’attendez-vous pour planter votre tente ?